為确保迎新工作安全有序的進行，給新生和家長提供更好的服務，2019年9月8日上午九時，太阳成集团tyc234cc于白雲校區劉宇新樓325會議室召開2019級迎新工作會議，對迎新工作進行詳細的安排部署。出席本次會議的有輔導員李博、助班團及動科院全體學生組織幹部。本次會議由輔導員李博主持。
會上，學生會主席林燦佳就迎新方案進行了詳細的解讀，對校内校外各個站點人員的安排做出明确指示，并要求各個負責小組提前準備好橫幅、學院宣傳海報、宣傳欄、校園地圖和物資搬運等。在迎新當天，負責人需帶領好各個志願者熱情接待新同學及家長，協助新同學報到，幫助他們搬運行李；攝影組進行現場拍照、采訪等事宜；在迎新結束後需及時完成新聞稿撰寫和推文編輯等任務，以保證網絡上信息的更新。他還指出助班團要時刻與即将到來的新生保持良好的聯系，把每一位學生幹部的任務都落實到位。
緊接着輔導員李博對迎新工作作出一些補充。他強調在迎新當天各個負責人應提前到場，确保任何時間任何地點都能引領好新生順利報到；在購買生活用品等方面還可以為他們提供一些個人經驗，讓他們能做出更好的抉擇；在迎接新生時，時刻注意身邊的感人事件，當遇到急需幫助的新生時，可以為他開放“綠色通道”，幫助新生盡快适應和融入大學生活；另外迎新當天所有工作人員着裝要得體，在交談過程中要注意言談舉止，要給新生及其家人留下一個好的印象，如果遇到緊急事件，應及時與負責人或應急組取得聯系，确保迎新工作無誤進行。
最後，迎新工作總負責人林燦佳動員所有學生組織幹部進行注冊點的布置工作，為9月8日迎接2019級新生做好充分準備。
